En archivística, el tipo documental es la clase a la que pertenece un documento según sus caracteres comunes de forma, contenido y función: un acta, un decreto, una licencia de obras, una nómina, una factura, un certificado o un oficio son tipos documentales. Cada tipo responde a un trámite concreto que una institución realiza en el ejercicio de sus funciones, y suele estar regulado por una norma de procedimiento que fija qué datos debe contener y en qué orden. Por eso dos actas de pleno de un ayuntamiento, separadas por cincuenta años, se reconocen como del mismo tipo aunque cambien la letra, el soporte y los nombres.
El tipo documental se identifica por sus caracteres externos (el soporte, el formato, la presencia de sellos, membretes o firmas) y por sus caracteres internos: quién lo produce, a quién se dirige, qué acción documenta y con qué estructura se redacta. Una licencia de obras, por ejemplo, la expide siempre un órgano municipal a petición de un particular, identifica la finca y la obra, cita la normativa urbanística y termina con un acuerdo de concesión o denegación. El estudio de esas formas tiene una larga tradición en la diplomática, la disciplina que nació en el siglo XVII para distinguir los diplomas medievales auténticos de los falsos.
El tipo documental no debe confundirse con las agrupaciones documentales, que son los niveles en que se organizan los documentos de un archivo: el fondo, la sección, la serie, la subserie, el expediente y la unidad documental. La relación entre ambos conceptos es estrecha. Una serie documental es, precisamente, el conjunto de documentos del mismo tipo producidos por un mismo órgano en el ejercicio de una misma función: la serie de licencias de obras de un ayuntamiento reúne todas las licencias, año tras año. Identificar los tipos es así el paso previo para delimitar las series y construir el cuadro de clasificación.
Tampoco coincide con la clase documental, que agrupa los documentos según el medio con que se transmite la información: textuales, gráficos, cartográficos, audiovisuales, sonoros o electrónicos. Un plano y una fotografía de una misma obra son clases distintas; una factura en papel y una factura electrónica pueden ser el mismo tipo en clases diferentes.
El análisis de los tipos documentales (la tipología documental) tiene consecuencias prácticas en todo el ciclo de vida del documento. Permite redactar las tablas de valoración, que deciden cuánto tiempo se conserva cada serie y cuál puede eliminarse; facilita la descripción, porque el tipo informa del contenido sin leer cada documento; y en la gestión documental electrónica sirve para definir los metadatos y las plantillas con que se generan los documentos desde su origen.
Cuadro de clasificación – Clasificación documental – Actividad documental – Grupo de fondos – Colección documental – Agrupaciones documentales