La clasificación documental es la operación archivística que divide los documentos de un fondo en agrupaciones jerárquicas, de lo general a lo particular, según la institución que los produjo y las funciones que desempeñaba al producirlos. Su resultado es el cuadro de clasificación, que establece el fondo, sus secciones y, dentro de ellas, las series documentales y subseries en las que se integra cada documento. Junto con la ordenación forma la organización del archivo, el paso previo a la descripción y a la consulta.
La clasificación se rige por el principio de procedencia, formulado en Francia en 1841 y desarrollado por los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin en su manual de 1898. Los documentos de un productor no se mezclan con los de otro, y dentro de cada fondo se respeta la estructura que reflejaba la actividad de su productor. Esta regla distingue al archivo de la biblioteca: un archivo no se clasifica por materias, como se clasifican los libros, porque un documento solo se entiende en relación con el trámite que lo generó y con los demás documentos de ese trámite.
Existen tres criterios para construir el cuadro. La clasificación orgánica sigue el organigrama de la institución (secretaría, intervención, urbanismo). Es intuitiva, pero envejece con cada reestructuración, porque los departamentos cambian de nombre, se fusionan y se dividen. La clasificación funcional sigue las funciones y actividades (gobierno, administración, hacienda, servicios), que cambian mucho menos que los departamentos; por eso es la que recomiendan hoy la mayoría de los manuales y la norma ISO 15489 de gestión de documentos. La orgánico-funcional combina las dos: secciones por órganos y series por funciones. Cuando un órgano desaparece y otro asume sus competencias, el cuadro funcional sigue sirviendo sin cambios.
La clasificación no debe confundirse con la ordenación, que establece la secuencia de los documentos o expedientes dentro de cada serie: cronológica, numérica, alfabética o por la combinación de varios criterios. Clasificar decide en qué serie va un documento; ordenar, en qué lugar dentro de ella. Tampoco con la identificación del tipo documental, aunque la presupone: para saber a qué serie pertenece un documento hay que reconocer antes qué tipo de documento es y qué trámite lo originó.
En los archivos de gestión, la clasificación se aplica ya en el momento en que se produce el documento, y el código de la serie viaja con él durante todo su ciclo de vida. En la administración electrónica ese código se convierte en un metadato obligatorio, del que dependen los plazos de conservación, el acceso y la eliminación automática de lo que no deba conservarse.
Tipo documental – Cuadro de clasificación – Fondo documental – Agrupaciones documentales – Subserie documental – Serie documental (archivos)