En archivística, las agrupaciones documentales son los distintos niveles en que se reúnen y organizan los documentos de un archivo, de lo más general a lo más concreto. Cada nivel agrupa documentos que comparten un mismo origen y una misma relación con la actividad de su productor, y entre todos forman una estructura jerárquica que permite clasificarlos, describirlos y encontrarlos. Comprender esa jerarquía es la base de la clasificación documental y del cuadro de clasificación.
La agrupación central es el fondo documental: todos los documentos producidos o recibidos por una persona, familia o institución en el ejercicio de sus actividades. Por encima del fondo puede existir el grupo de fondos, que reúne fondos de productores relacionados. Por debajo, la norma internacional de descripción ISAD(G) y la práctica española distinguen los niveles siguientes:
- La sección, que divide el fondo según la estructura orgánica del productor (sus departamentos) o según sus grandes funciones. Puede subdividirse en subsecciones.
- La serie documental, el conjunto de documentos producidos por un mismo órgano en el desarrollo de una misma función y regulados por un mismo procedimiento: las actas de pleno, las licencias de obras, las nóminas. Es la unidad básica para valorar, conservar o eliminar documentos. Puede dividirse en subseries.
- La unidad documental compuesta, normalmente el expediente, que reúne todos los documentos de un mismo asunto o trámite, por ejemplo una solicitud de licencia con sus informes, la resolución y las notificaciones.
- La unidad documental simple, el documento individual, la pieza mínima e indivisible: un acta, una carta o una factura.
Estas agrupaciones no se crean de forma arbitraria, sino que reflejan cómo trabajaba el productor. Por eso respetan el principio de procedencia y el de orden original. Un expediente no se desmonta para repartir sus documentos por temas, y una serie no se mezcla con la de otro órgano aunque traten de lo mismo.
Hay que distinguir estas agrupaciones, que son orgánicas porque nacen de la actividad, de las colecciones, reunidas de forma artificial por un criterio temático o por el interés de un coleccionista (ver colección documental), y del tipo documental, que no es una agrupación sino una clase de documento definida por su forma y su función. Un archivo, por último, no es una agrupación documental en sentido estricto sino la institución o el lugar que custodia uno o varios fondos (ver archivo documental).
Inventario documental – Grupo de fondos – Clasificación documental – Fondo documental – Tipo documental – Archivo documental