Un fondo documental es el conjunto de documentos de archivo producidos o recibidos por una misma persona, familia o institución en el ejercicio de sus actividades, a lo largo de toda su existencia. Los documentos de un ayuntamiento forman un fondo; los de una empresa, otro; los papeles de un escritor, un tercero. Es el nivel superior de la clasificación documental, y la norma internacional de descripción archivística ISAD(G) lo sitúa en la cúspide de su jerarquía de niveles: fondo, sección, serie, unidad documental compuesta y unidad documental simple.
Lo que define un fondo no es el tema de sus documentos ni el lugar donde se guardan, sino su origen. Esa es la consecuencia directa del principio de procedencia, la regla básica de la archivística desde el siglo XIX: los documentos de un productor deben mantenerse juntos y separados de los de cualquier otro, aunque traten de lo mismo. Un expediente de expropiación conservado en el fondo del ayuntamiento y otro sobre la misma finca en el fondo de la diputación provincial pertenecen a fondos distintos, porque los produjeron instituciones distintas al ejercer funciones distintas. Mezclarlos por materia destruiría la información que da su contexto, es decir, quién hizo qué, cuándo y por qué.
Dentro del fondo, los documentos se organizan en secciones, que corresponden a las grandes divisiones de la institución o de sus funciones, y estas en series documentales, cada una formada por documentos del mismo tipo que responden a una misma actividad. Cuando una institución ha absorbido a otra o se ha dividido, pueden distinguirse subfondos. Por encima del fondo existe a veces el grupo de fondos, que reúne fondos de productores relacionados, como los de todos los juzgados de una provincia.
Los fondos se clasifican según su productor. Los fondos públicos proceden de órganos del Estado, de las comunidades autónomas, de la administración local, de la justicia o de organismos públicos, y en España están protegidos por la Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español y por las leyes autonómicas de archivos. Los fondos privados pueden ser personales, familiares, nobiliarios, de empresas, de asociaciones, de partidos o de instituciones religiosas. Un mismo archivo puede custodiar muchos fondos: el Archivo Histórico Nacional, en Madrid, conserva los de los antiguos Consejos de la monarquía, los de las órdenes militares, los de monasterios desamortizados y numerosos fondos privados.
El fondo se distingue de la colección documental, que es un conjunto de documentos reunidos artificialmente por un coleccionista o una institución según un criterio temático, cronológico o de otro tipo, procedan de quien procedan. Una colección de autógrafos o de carteles de la Guerra Civil no es un fondo, porque sus piezas no comparten productor ni proceden de una misma actividad.
Archivo documental – Colección documental – Sección documental – Grupo de fondos – Clasificación documental – Subsección documental