El archivo intermedio, también llamado archivo semiactivo, es la fase del ciclo de vida de los documentos en la que estos ya no se consultan habitualmente para la gestión diaria, pero todavía deben conservarse por su valor administrativo, legal o fiscal, hasta que se decida si se destruyen o pasan al archivo histórico. Por extensión se llama también así a la institución o el depósito que custodia la documentación en esa fase.
La teoría de las tres edades de los documentos, formulada en la archivística norteamericana y francesa a mediados del siglo XX, distingue tres etapas (ver ciclo de vida del documento). En la fase activa los documentos se usan con frecuencia y se guardan junto a la oficina que los produce, en el archivo de gestión. En la fase semiactiva su uso baja mucho, pero no pueden eliminarse porque aún pueden necesitarse para resolver una reclamación, una inspección o un recurso. En la fase inactiva han perdido su utilidad administrativa y solo se conservan los que tienen valor histórico, informativo o de investigación, en el archivo histórico.
En la práctica española, el paso de una fase a otra se hace mediante transferencias periódicas, normalmente anuales, según un calendario fijado por la institución. Los documentos pasan del archivo de gestión al archivo central de cada organismo mediante una transferencia primaria, al cabo de unos cinco años. En algunos sistemas, como el de la Administración General del Estado, existe además un archivo intermedio propiamente dicho que recibe la documentación de los archivos centrales de varios ministerios. Su gran ejemplo es el Archivo General de la Administración, en Alcalá de Henares, creado en 1969 y uno de los mayores depósitos de Europa. Tras otros quince o veinticinco años, una transferencia secundaria lleva al archivo histórico lo que debe conservarse para siempre.
La función central del archivo intermedio es la valoración y la selección. Mientras custodia los documentos, se estudia cada serie para fijar sus plazos de conservación y decidir qué se conserva permanentemente y qué se elimina, mediante el expurgo, cuando se han agotado sus plazos legales. Esa decisión no la toma el archivero solo: en España la elevan las comisiones calificadoras de documentos administrativos, que aprueban las tablas de valoración de cada serie. Sin esta fase, los archivos históricos se colapsarían con millones de documentos de valor temporal, como justificantes de gasto o solicitudes rutinarias, y las oficinas acabarían destruyendo sin control lo que no cabe en sus estanterías.
Los depósitos intermedios suelen estar fuera de los centros urbanos, en naves de gran capacidad y bajo coste, porque se consultan poco. Con la administración electrónica, la noción de archivo intermedio se traslada a los sistemas de gestión de documentos electrónicos, donde las fases ya no implican mover cajas, sino cambiar los permisos de acceso y aplicar automáticamente los plazos de conservación.
Ciclo de vida del documento – Archivos activos y archivos pasivos – Plazo de conservación (archivos) – Transferencia primaria (documentación) – Transferencia secundaria (documentación)