La retención documental hace referencia a la decisión sobre la gestión, el destino y la conservación sobre el conjunto de series documentales que produce y gestiona una organización en sus archivos. Dichas actividad se concreta habitualmente en una Tabla de Retención Documental (TRD), que no es más que una base de datos donde se hace constar la identificación de la serie, su formato, transferencias de la serie a lo largo del tiempo entre las diferentes instancias de archivo en la organización señalando las eventuales tranformaciones de formato a realizar, con plazos de conservación especificados, hasta llegar a su disposición final (conservación, eliminación, …). Las tablas de retención pueden basarse en las denominadas tablas de valoración documental, de modo que estas últimas detallan la categoría a la que pertenece cada serie, estableciendo un orden de prioridad de gestión y archivo entre ellas.
Ciencias de la documentación