Un archivo documental es, en su sentido más preciso, el conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona o una institución en el desarrollo de su actividad, organizados y conservados para servir de prueba, de información y de memoria. La palabra designa también la institución que custodia esos documentos y el edificio o depósito donde se guardan. Un ayuntamiento tiene un archivo en los tres sentidos: sus documentos, el servicio que los gestiona y el local donde están (ver archivo, concepto y definición en archivística).
Lo que distingue un archivo de una biblioteca o de un centro de documentación es el origen de lo que contiene. Una biblioteca reúne publicaciones, editadas en muchos ejemplares, que se adquieren por su interés. Un archivo reúne documentos que, en su mayoría, son únicos y que no se eligieron, sino que se fueron acumulando como resultado natural de una actividad: las actas, los expedientes, la correspondencia o las cuentas de quien los produjo. Por eso un archivo no se organiza por temas, sino respetando su procedencia y el orden en que se generaron, y cada uno puede contener uno o varios fondos documentales.
Los archivos se clasifican de varias maneras. Por su titularidad son públicos, como los del Estado, las comunidades autónomas, los ayuntamientos o la justicia, o privados, como los de empresas, familias, partidos, sindicatos o instituciones religiosas. Por la fase del ciclo de vida que custodian se distinguen el archivo de gestión, en la oficina que trabaja con los documentos; el archivo central de cada organismo; el archivo intermedio, para la documentación que ya no se usa a diario pero debe conservarse; y el archivo histórico, para la que se guarda permanentemente. En España, los grandes archivos históricos estatales son, entre otros, el de Simancas, que guarda la documentación de la monarquía de los siglos XV a XVIII; el de Indias, en Sevilla, con la de la administración colonial americana; el de la Corona de Aragón, en Barcelona; y el Histórico Nacional, en Madrid.
Las funciones de un archivo se resumen en reunir, conservar, organizar, describir y difundir. Conservar exige depósitos con temperatura y humedad controladas, protección contra incendios y plagas, y restauración de los documentos dañados. Organizar y describir, mediante la clasificación, la ordenación y la elaboración de inventarios y catálogos, es lo que permite encontrar un documento entre millones. Y difundir significa garantizar el acceso de los ciudadanos y de los investigadores, dentro de los límites que fija la ley para proteger datos personales o secretos oficiales.
Los archivos cumplen una doble función. Para la institución que los produce son una herramienta de gestión y de prueba: demuestran derechos, propiedades, contratos y decisiones. Para la sociedad son una garantía de transparencia y una fuente de memoria e historia. Por eso la destrucción de archivos ha acompañado a menudo a los cambios de régimen y a los conflictos, y por eso su protección forma parte del patrimonio documental.
Colección documental – Actividad documental – Agrupaciones documentales – Patrimonio documental – Fondos acumulados – Tipo documental